В современном мире каждый стремится следовать намеченной цели быстрее, искусней, изящней. Неудивительно, что советы о том, как повысить продуктивность работы, невероятно популярны. Но правда и в том, что нет ничего нового под солнцем.
Невзирая на то, что хотят вам продать новейшие издания, передовые технологии или новомодные гуру, вы можете обратиться к старым проверенным методам повышения производительности труда, которые люди применяли на протяжении многих лет. Воспользовавшись даже несколькими из них, вы гарантированно повысите производительность.
1. Определитесь с самым главным. Сосредоточьтесь на важнейших задачах. Потратьте несколько минут, чтобы выделить 3 – 5 дел, которые вы должны делать каждый день. Тем самым вы улучшите общую производительность. Ведь невозможно сконцентрироваться на важной работе, если не знаешь, что важно.
2. Не выполняйте одновременно сразу несколько задач. Мы живем в мире многоцелевых универсальных устройств и работаем в многозадачном режиме. Но ученые доказали, что если вы «и швец, и жнец, и на дуде игрец», качество работы сильно падает. Концентрация на одной задаче позволит вам выполнить работу быстрее и убережет от ошибок.
3. Следуйте заведенному распорядку. Многим людям для того, чтобы плавно вступить в работу, нужно следовать заведенному распорядку дня и придерживаться оптимального для них режима. Если вы знаете, что вам работается лучше после того, как вы встали, сделали зарядку и позавтракали, поставьте эти вещи в приоритет. Это положительно повлияет на оставшуюся часть дня. Кроме того, подобные процедуры на протяжении дня помогут упростить выполнение различных задач.
4. Оптимизируйте потребление входящих потоков информации. Большинство людей, которых я знаю, не могут отказаться от чтения новостной рассылки, блогов и социальных сетей, но есть способы сделать потребление медиаконтента более продуктивным. Во-первых, строго разделяйте свои медиапотоки, уделяйте внимание только наиболее ценным и важным. Затем найдите пути, как оптимизировать потребление информации из новостной ленты с помощью таких приложений, как HootSuite (панель управления социальными медиа с возможностью ведения и аналитики аккаунтов), и статей для офлайн-просмотра.
5. Будьте краткими. Краткость — сестра таланта. При написании письма переходите сразу к сути вопроса. Золотое правило: ограничьте свое письмо пятью предложениями, можно даже меньше.
6. Делайте только важную работу. В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови группирует наши рабочие задачи по четырем категориям. Первая — срочные и важные. Вторая — несрочные, но важные. Третья — срочные, но неважные. Четвертая — несрочные и неважные. Здесь ключ к успеху — постараться проводить большую часть времени в категории два, делая важную работу, не доведенную до состояния кризиса.
7. Объединяйте похожие задачи в группы. Наглядный пример — работа с электронными письмами. Возьмите себе за правило обрабатывать входящие сообщения один или два раза в день, чтобы не прыгать, как собака Павлова, каждый раз, когда компьютер подаст сигнал о получении нового письма. Определите активности, которые каждый раз отвлекают вас от работы (отправка электронной почты, телефонные звонки, назначение встреч и т.д.), и выделите время, чтобы сделать их все разом.
8. Устраняйте, автоматизируйте, делегируйте. Чтобы работа выполнялась оптимальным образом, часто требуется устранить или минимизировать задачи, в которых нет необходимости. Во-первых, выкиньте все ненужные дела из вашего планировщика, определите, есть ли задачи, которые могут быть автоматизированы с помощью технологий или шаблонов. И, наконец, делегируйте все задачи, которые не требуют вашего личного участия, вашим сотрудникам или помощникам.
9. Работайте в офлайн-режиме. Интернет — штука потрясающая, тем не менее он поглощает массу времени. Если вы не можете на него не отвлекаться, отключитесь от интернета, чтобы вы могли сосредоточиться на работе. Например, я выполняю массу необходимых дел во время длительных перелетов. А также прихожу в местное кафе, если мне нужно поработать несколько часов непрерывно.
10. Делайте сначала то, что вам хочется делать в последнюю очередь. Отдавайте предпочтение тем задачам, которые вы хотите отложить на потом — и ваш день пройдет более гладко. Начните с неприятного телефонного звонка или составьте отчет, который вам так не хочется писать — и эти задачи больше не будут тяготеть над вами.
|
Бернард Марр, основатель и СЕО Advanced Performance Institute, автор бестселлеров о повышении эффективности бизнеса. |
