Сами того не замечая, много времени мы тратим впустую, а потом жалуемся на постоянную его нехватку.
Все дело в «хронофагах» – пожирателях времени. Научиться их определять и избавляться от них – ваша основная задача.
Итак, вот несколько основных пожирателей времени.
Промедление
Состояние, когда человек находит причину что-то не делать. Откладывая проблему, многие ждут, что она решится сама по себе. Причина такой отсрочки чаще всего кроется в отсутствии или недостатке мотивации, а также в отсутствии опыта в каком-то деле и страхе допустить ошибку.
Как решить проблему?
Есть несколько способов:
1. Если причина в недостатке мотивации, попробуйте пойти от противного
Подумайте не о том, какого результата вы достигнете по завершении какого-либо дела или проекта, а о том, что будет, если вы этот проект не завершите. Действуйте от противного.
2. «Сожгите мосты»
Например, договоритесь о проведении семинара или презентации в какой-нибудь организации. Тогда вам придется сделать эту презентацию, поскольку вы уже пообещали её провести.
3. Отсейте ненужные мелкие дела
Сократите ритуал утреннего кофе и ленты новостей до чашечки кофе. И за работу. Начнете читать рассылки, увидите новость о том, что давно планировали. Вот, например, очень кстати пришла рассылка о стоимости авиаперелетов в Париж, куда так давно хотелось.
4. Ставьте сроки
Устанавливайте себе дедлайны, к которым вы должны выполнить задание. Будут стоять четкие сроки – пути к отступлению будут отрезаны.
Нечеткая постановка цели
Отсутствие конкретной цели или её размытое представление не дадут никакого результата.
Запомните раз и навсегда: в бизнесе действия – целевые.
Даже взять просто так телефонную трубку вы не можете. А вдруг на той стороне провода окажется ваш будущий крупный партнер. Соответственно, беря трубку, ваша цель – произвести хорошее первое впечатление.
Идеальный вариант – прописать цели на день, неделю, месяц. И по окончании периода анализировать, насколько цель достигнута и какие причины помешали вам сделать задуманное.
Личная неорганизованность
Заваленный бумагами рабочий стол и бардак в рабочем портфеле влекут за собой бардак в голове и соответственно в делах.
Разбирайте бумаги на столе хотя бы время от времени. Так, глядишь, и бумаги важные найдутся.
Если же объем текущей документации очень велик, продумайте определенную систему сортировки по полочкам или хотя бы по отдельным кучкам.
Незапланированные телефонные звонки и посетители
Понятно, что внезапно пришедший посетитель или неожиданный телефонный звонок из незапланированного превращается в «срочный». Но подумайте, насколько это срочно непосредственно для вас.
Научитесь говорить нет. Ведь ничего катастрофичного в словах «Мне сейчас неудобно говорить» нет.
Если же у вас случайный посетитель и избавиться от него не удается, научитесь правильно строить диалог: «У Вас есть несколько минут, уложитесь?» или «Расскажите в нескольких фразах суть дела».
Затяжные совещания
Перед проведением совещания четко поставьте цели, которые необходимо достичь, выделите основные моменты, которые нужно обсудить и распределите роли участников процесса. Это основные слагаемые успешного распределения рабочего времени на совещании. И только в этом случае час переговоров и обсуждений даст ощутимый результат.
Длительные ожидания
Например, задержка рейса, опаздывающие на совещание деловые партнеры и т.д. Все это отнимает кучу драгоценного времени.
Однако появившееся время вы можете использовать как «кайросы»: просмотрите электронную почту, ответьте на необходимую корреспонденцию, позвоните тому, кому давно надо, но «все как-то руки не доходят».
