Внедряя систему электронного документооборота, компании стараются тщательно продумывать будущий проект, чтобы решение сделало работу сотрудников результативнее «здесь и сейчас». Но многие ли задумываются о будущем системы и выделяют ресурсы на поддержание системы в «здоровом» состоянии, на ее рост и развитие? Между тем обеспечить системе «здоровый образ жизни» и профилактику сбоев намного эффективнее, чем налаживать «захворавшую» систему. О том, как правильно следить за «здоровьем» СЭД – в нашем обзоре.
Сделайте мне красиво!
Внедрение СЭД порой представляется топ-менеджерам чем-то вроде пластической операции. Сделал один раз и — если все прошло успешно – можно больше об этом и не вспоминать: проблема решена, цель достигнута, гармония восстановлена. Красота!
Однако любая компания развивается, задачи и цели меняются, и, если СЭД хочется поставить не просто «для красоты», а «для дела», то и заботиться о «здоровье» системы нужно регулярно: отслеживать параметры функционирования, проводить оптимизацию нагрузки, обновлять устаревающие версии. Тогда СЭД будет отвечать поставленным задачам.
Чтобы избежать «болезней» системы, нужно отнестись к СЭД как к живому организму, осознать, что здоровье системы, точно также как и наше с вами, ресурс богатый, но все же конечный. Ведь в случае болезни можно точно также лечить симптоматику, устранять причину сбоев, но лучше и правильнее всего – изначально вести здоровый образ жизни и заниматься профилактикой заболеваний.
Поэтому, чтобы продлить жизненный цикл системы электронного документооборота и сделать ее успешной, необходимо включать в ежегодные планы компании мероприятия по наблюдению, анализу и корректировке состояния системы.
Личный доктор
В западную культуру прочно вошло такое понятие как «семейный врач». Он знает всю историю болезней семьи, в курсе индивидуальных особенностей организма клиента, его сильных и слабых сторон, аллергических реакций, восприимчивости к препаратам и так далее.
В идеале и за здоровьем СЭД должен следить такой «врач» — группа специалистов внутри компании либо компетентная компания-партнер, например та, которая занималась разработкой и внедрением решения. Хорошо зная все бизнес-процессы и историю внедрения, такая компания сможет контролировать работу системы и проводить своевременные обновления, оптимизировать растущую нагрузку на систему, изменять или добавлять настройки с появлением новых бизнес-процессов и т. п., стараясь не доводить дело до «болезненных» сбоев.
Любопытный факт: в древнем Китае врач получал деньги не тогда, когда пациент болел, а тогда, когда тот был здоров. Поэтому все действия и умения китайской медицины направлены на профилактику заболеваний. Неплохо было бы взять этот принцип приоритета заботы о здоровье на вооружение в том числе и в обеспечении результативного функционирования СЭД. Ведь здоровая, актуальная система делает компанию эффективнее, а «больная» - тормозит развитие и оттягивает на себя ресурсы.
ЗОЖ для СЭД
Чтобы система жила долго, работала стабильно и неизменно решала все поставленные перед ней задачи, нужно обеспечить ей… здоровый образ жизни.
Вот главные правила ЗОЖ для СЭД:
1. Мониторинг параметров «здоровья»
Человеку, чтобы не пропустить возникновение болезни, необходимо постоянно следить за своим состоянием, контролировать уровень артериального давления, сдавать анализы и т. д. Такой же мониторинг состояния здоровья необходим и СЭД. После внедрения системы нужно регулярно отслеживать параметры функционирования серверов, прирост баз данных и т.д.
2. Витаминизация-оптимизация
Детям в период активного роста, а взрослым – во время повышенных эмоциональных и физических нагрузок врачи рекомендуют дополнительно принимать витамины и микроэлементы для поддержания нормальной работы организма. А системе электронного документооборота при активном развитии бизнеса необходима хорошая доза… оптимизации. Необходимо учитывать, что в периоды бурного роста компании нагрузка на систему резко возрастает. Ситуацию исправит оптимизация бизнес-логики или программные патчи, которые оптимизируют нагрузку.
3. Диспансеризация
О необходимости регулярных профилактических осмотров без устали твердят все врачи – именно диспансеризация нередко помогает выявить предрасположенность к тем или иным заболеваниям и вовремя вылечить их, либо предотвратить их появление. Точно такая же история и с СЭД – регулярные обследования системы позволяют скорректировать стратегию развития СЭД в соответствии с изменяющимися потребностями компании.
4. Вакцинопрофилактика
Избежать серьезных болезней и эпидемий, которые в прошлом уносили тысячи жизней, людям помогло изобретение вакцинации. Свой «календарь прививок» существует и для систем электронного документооборота.
У вендоров регулярно выходят обновления и оптимизации кода и игнорировать актуальное обновление системы – значит снижать ее эффективность. Кроме того вендоры периодически запускают новые версии своей платформы, так как текущие решения постепенно «морально» устаревают. В идеале, компания, которая внедряла систему электронного документооборота («личный доктор»), должна своевременно оповещать своего партнера («пациента») о новых разработках вендора. Такая осведомленность даст возможность мигрировать на современную версию до того, как решение потеряет свою актуальность.
Заботиться о здоровье собственной системы документооборота несложно, это не требует значительных вложений, но в результате можно получить эффективную систему, которая на деле приносит ежедневную пользу компании.
