Взаимоотношения бизнес-структур и соцсетей стремительно меняются. Несколько лет назад типичному офисному работнику запрещалось использовать служебный компьютер для всего, что не связано с работой. В том числе и для общения в соцсетях. Для деловых коммуникаций использовались программы категории groupware, особенно электронная почта. Сегодня во многих компаниях не только отказались от запрета на соцсети, но даже объявили их необходимыми для работы. Сотрудники используют аккаунты в соцсетях с одобрения руководства или по его прямому указанию.
У этого явления есть несколько причин. Во-первых, это массовое использование в бизнесе модных и привлекательных мобильных устройств, несовместимых с ранее использовавшимися программами groupware для персональных компьютеров. Во-вторых, соцсети бесплатны. При выборе между дорогими клиент-серверными системами groupware и бесплатными соцсетями выбор все чаще оказывается в пользу последних.
Соцсети стали существенной угрозой для информационной безопасности компаний и организаций по всему миру. Тем не менее под влиянием позиции руководства компаний сотрудники, отвечающие за информационную безопасность, все чаще вынуждены отказываться от примитивной практики запретов на использование соцсетей. Вместо этого им приходится искать более продуманные технологические решения, отвечающие требованиям новой производственной реальности.
Соцсети стали существенной угрозой для информационной безопасности компаний и организаций по всему миру
Пока одни сотрудники ищут решения проблем безопасности, другие уже привыкли пользоваться для работы соцсетями. И не только внутрикорпоративными (относящимися к категории groupware), но и общественными, международными. Использование для служебных коммуникаций закрытых групп в общедоступных соцсетях становится во всем мире нормальной практикой, считает руководитель отдела по развитию бренда BDO в России Ольга Климовицкая. Конечно, если при этом соблюдается баланс между рабочим временем и весьма вероятной внеслужебной деятельностью в соцсетях.
«Основная проблема в случае использования социальных сетей типа Facebook и LinkedIn — это обеспечение информационной безопасности, снижение риска утечки информации. В случае использования собственных, внутрикорпоративных социальных сетей компании сталкиваются с проблемами их популяризации среди сотрудников и трудоемкости процесса поддержки и развития таких сетей», — отмечает Климовицкая.
Соцсети все шире используются не только для связи, но и в качестве маркетинговых инструментов. Считается, что это выгодно — но насколько? Это до сих пор остается спорным вопросом. В BDO ссылаются на последние исследования, согласно которым лишь 37% маркетологов считают, что могут измерить ROI маркетинга в соцсетях.
Лишь 37% маркетологов считают, что могут измерить ROI маркетинга в соцсетях
«Социальные сети уже доказали свою эффективность в процессах получения быстрой обратной связи от клиентов, а также в процессах поиска и найма персонала. Социальные сети — один из инструментов продвижения и развития бренда. Они помогают распространять корпоративную информацию, повышают лояльность и социализацию сотрудников. Последнее особенно актуально для международных компаний, где у сотрудников нет возможности познакомиться лично. Кроме того, с помощью социальных сетей можно повысить скорость и точность распространения информации. Например, сотрудники производственных отделов могут использовать YouTube, чтобы показывать отделам продаж в других городах и странах возможности новых продуктов», — говорит Климовицкая.
Итак, социальные медиа полезны. Но как решить проблему безопасности? Мошенничество на основе фишинговых сообщений, утечка данных, заражение вредоносными программами — неизбежны ли эти опасности? В BDO считают, что риски соцсетей нельзя исключить, но можно минимизировать — с помощью внутренних регламентов работы с социальными медиа, обучения персонала и компетентной IT-службы.
Риски соцсетей нельзя исключить, но можно минимизировать — с помощью внутренних регламентов работы с социальными медиа, обучения персонала и компетентной IT-службы
Принципиальные изменения в отношениях бизнеса с соцсетями отмечает и Анна Ломтева, специалист по связям с общественностью переводческого холдинга «ТрансЛинк»: «Согласно многочисленным исследованиям, число посещений социальных сетей с рабочих мест неуклонно растет. Сотрудники отслеживают обновления статусов друзей и размещают селфи вместо того, чтобы выстраивать отношения с коллегами за чашечкой чая, как это было раньше. Внутрикорпоративные социальные сети важны для выстраивания гармоничных отношений в коллективе. Сотрудники получают возможность обмениваться информацией, объединять компетенции для решения производственных задач, в целом эффективно взаимодействовать в условиях удаленных офисов».
Помимо человеческого фактора, в «ТрансЛинке» наблюдают и экономический эффект от использования соцсетей в бизнесе. «Опыт лучших в своих отраслях компаний говорит о том, что инструменты Social Media чрезвычайно важны для многих бизнес-процессов — от продаж до рекрутинга. Как правило, у большинства сотрудников есть аккаунты в социальных сетях, а некоторые сотрудники — это их активные пользователи. Если правильно мотивировать их, грамотно направлять, они могут укрепить бренд своей компании лучше рекламы, привести новых клиентов. Мы ясно понимаем это и делаем шаги в этом направлении», — говорит Ломтева.
Сотрудники могут укрепить бренд своей компании лучше рекламы, привести новых клиентов
Представитель «ТрансЛинка» согласна с коллегой из BDO в том, что проникновение соцсетей в бизнес снижает его безопасность: «С тех пор, как вся информация о компании стала храниться на серверах, киберпреступники получили шансы проникнуть к счетам компании. Как это делается? К сожалению, просто. Соцсети стали рассадником вирусов и троянов. У корпоративного пользователя мало возможностей защитить свои пароли в социальных сетях. Злоумышленники активно используют их для рассылки фишинговых писем и для кражи личных данных. В этом уже публично признавались крупные социальные сети».
Ломтева видит решение проблемы в формировании «белых списков» сотрудников, квалификация которых позволяет минимизировать риски утечки данных: «Социальные сети — это рабочий инструмент пиарщиков, маркетологов и некоторых других специалистов. Поэтому надо тщательно разработать и внедрить политику контроля использования социальных сетей. Надо определить, кому и чем разрешено пользоваться в интернете. Главное при этом — обучать сотрудников грамотному поведению в IT-среде. Нельзя рассчитывать, что им и так все понятно. Кроме того, специалисты по информационным технологиям должны регулярно проводить работы по повышению безопасности внутренней сети компании. В «ТрансЛинке», например, контролируется запуск всех приложений. Кроме того, строго ограничен доступ к корпоративному Wi-Fi-каналу, чтобы сотрудники не занесли во внутреннюю сеть вирусы с личных мобильных устройств».
