Восемь советов для лучшего управления дистанционно работающими сотрудниками

Компания Hewlett-Packard, некогда крупнейший в мире производитель персональных компьютеров, решила отказаться от практики использования дистанционной работы сотрудников и перевести всех своих работников в офисы. В корпорации говорят, что пока просто собираются привить удаленным сотрудникам дисциплину и «корпоративный дух». Кроме того, менеджмент обещает, что те сотрудники, которые решат не увольняться в связи с новыми правилами, получат прибавку к зарплате.

До недавних пор в Кремниевой Долине считалось, что дистанционная работа сделает сотрудников продуктивнее и лояльнее: им не нужно тратить каждый день несколько часов на дорогу в офис и обратно, они могут не соблюдать дресс-код, у них получится лучше контролировать свое время и т.д. Но на практике оказалось, что все не так позитивно: «удаленные» сотрудники не ходят на совещания, не участвуют в «мозговых штурмах», а порой и вовсе тратят рабочее время на запуск своих собственных стартапов. HP, которая тонет в колоссальных убытках, больше не может себе позволить такого преступного расточительства корпоративных ресурсов.

Ужесточать корпоративную дисциплину стали и другие IT-компании США. Так, пару месяцев назад к тем же выводам, что и HP, пришли и в Yahoo. Менеджмент компании решил ввести запрет на дистанционную работу сразу после того, как выяснилось, что многие сотрудники в рабочее время запускают собственные проекты, а то и просто передают работу аутсорсерам в третьих странах, а сами получают удовольствие от «вечного отпуска».

Тренд поддержала и крупная американская сеть, торгующая бытовой электроникой - Best Buy. В компании подчеркивают: дистанционная работа, которая разрешается некоторым, демотивирует всех сотрудников, включая тех, что работают в офисе. Кроме того, исследования показывают, что люди, работающие дистанционно из «домашних офисов», в целом справляются со своей работой хуже тех, кто вынужден каждый день вовремя появляться на рабочем месте и отсиживать рабочий день «как положено».

Возможно, что скоро к аналогичным мерам будет привыкать и команда Google: в компании уже отменили пресловутое «правило 20%", которое гарантировало каждому сотруднику право на совокупно один день в неделю официального безделия по основному направлению работы. 20% рабочего времени в неделю все сотрудники корпорации тратили на проекты, которые разрабатывались бы для Google, но по выбору самих людей - и это давало эффект. Именно благодаря этому правилу на свет появились такие сервисы, как процветающий Gmail или ныне закрытый Google Reader. Но вернувшийся в качестве гендиректора в компанию ее основатель Ларри Пейдж подсчитал, что эффективнее будет, если отобрать у сотрудников это право на „разгильдяйство“: большинство сотрудников все равно использует свободное день только для того, чтобы ничего не делать.

Кажется, мифы об эффективности дистанционных сотрудников и „лояльного“ отношения работодателей к творческому графику работы своих сотрудников окончательно развеиваются. Но как быть в том случае, если без дистанционных сотрудников просто не обойтись? Ведь бывает, что самые талантливые разработчики и инженеры просто отказываются работать в офисе. Или в помещении банально не хватает места для того, чтобы разместить всех работников.

Возможно, решить проблему неэффективности таких сотрудников можно банально за счет следования некоторому набору правил, котоыре, благо, выработаны уже как минимум десятилетием западными специалистами. Эксперт в области HR-технологий Розмари О'Нейл работает с дистанционными сотрудниками вот уже 15 лет и считает, что при должном подходе это себя оправдывает. У нее есть три рекомендации для менеджеров, которым приходится иметь дело с дистанционными сотрудниками. А отраслевое издание Business Insider предлагает свои пять рекомендаций. iBusiness.ru изучил предложения западных коллег и выделил восемь рекомендаций, которым стоит следовать в случае, если без дистанционной работы не обойтись.

Правильный выбор технологии

Для того, чтобы нормально контролировать ход рабочих процессов, не имея возможности „дернуть“ сотрудника прямо в офисе, нужно использовать хорошие и удобные инструменты. Для того, чтобы знать, чем конкретно сейчас занят каждый из подчиненных, нужно заставить его вести Google Calendar или пользоваться CRM-системой, где он будет подробно расписывать свои проекты и время, которое заняло их выполнение. Есть и альтернативные решения - комплекс ПО RingCentral, например. Такие программы созданы специально для менеджеров, контролирующих своих дистанционных работников. Также рекомендуется завести специальную программу для мгновенного обмена сообщениями с дистанционно работающими сотрудниками. Skype, Google Hangouts и прочие программы для этого не подходят: лучше иметь отдельную рабочую „переговорку“. О'Нейл говорит, что у них в офисе для этих целей используется HipChat.

Постоянная поддержка со стороны менеджера

Бывает так, что команда сотрудников вынуждена работать в разных часовых поясах, поскольку ее члены находятся в разных странах. Это полезная опция: можно оказывать своим клиентам круглосуточную техническую или консультационную поддержку. Но плохо, когда у этой команды есть только один менеджер, работающий строго по своему графику. Тогда получится, что часть сотрудников, находящихся на другом конце Земного шара, „расслабится“ и начнет страдать от скуки. Поэтому график работы менеджера, контролирующего людей в других странах, должен быть предельно гибким. Например, чтобы в разные дни недели он работал в разное время суток.

Офисные работники - на тех же условиях

Для того, чтобы никто в офисе не жаловался на «халявщиков», которым разрешено сидеть дома, нужно выстроить систему мотивации таким образом, чтобы она не зависела от количества часов, проведенных сотрудниками в офисе. Никаких «с девяти до шести», рекомендует О'Нейл. Гораздо лучше будет, если каждый из сотрудников будет иметь «четкий план работы на день» и сможет покидать офис тогда, когда будет уверен, что сделал свою работу.

Правильный выбор сотрудников

Чтобы человек хорошо работал на компанию из дома, нужно, чтобы он был мотивированным, а не просто имел хорошее резюме. Чем «богаче» список карьерных успехов отдельного сотрудника, тем, как правило, хуже. Хороший дистанционный работник - тот, кто за время карьеры поменял не так много офисов и при этом участвовал в создании действительно важных продуктов, уверен эксперт в области HR Хеннеймер Ханссон.

Не позволять «временно» работать из дому

Бывает так, что возможность работать из дому рассматривается менеджерами как привилегия. В американских офисах часто бывает, что менеджер позволяет инженеру несколько дней поработать из дому в тех случаях, когда видит, что он устал. Но такая практика лишь позволяет сотрудникам относиться к работе из дому как к «ненастоящей» и моментально уничтожает дисциплину. Нужно определиться: либо подчиненный всегда работает из дому, либо же он всегда работает из офиса. Никаких «два в одном», подчеркивает Ханссон.

Не перегружать дистанционных работников

Распространенная ошибка менеджеров - чрезмерно нагрузить своих сотрудников, предполагая, что раз они не тратят время на дорогу в офис и «перекуры», то и успевать они должны больше. Нет, не должны: нагрузка на тех, кто работает в офисе и тех, кто «отсиживается» дома, должна быть всегда одинаковой.

Регулярный «обзвон»

Каждый менеджер обязан находить время, чтобы хотя бы периодически, раз в неделю, обзванивать своих «удаленных» сотрудников и быть твердо уверенным в том, что они на «рабочем месте». Будет лучше, если эти звонки будут на каждой неделе в разные дни и разное время. И, да, для этих целей Skype с его возможностями видеосвязи годится куда больше, чем обычный телефон. Благодаря видео можно будет оценить, как работник в это время выглядит, не мешают ли ему, скажем, дети, и нет ли у него мешков под глазами.

Культура доверия и уважения

Переводить на дистанционную работу можно только тех сотрудников, которым менеджер полностью доверяет. Если есть хотя бы малейшие сомнения в эффективности такого подхода для конкретного человека, не стоит давать ему «вольную». Практика показывает, что самые эффективные «удаленные» работники - те, кто раньше работал в офисе.

Кстати, если верить статистике, а не знаковым новостям из кабинетов Yahoo и HP, то окажется, что «удаленные» работники могут-таки быть эффективными. Статистика утверждает, что сейчас в одних только Соединенных Штатах дистанционно работает 3,3 млн работников - это 2,6% от общего трудоспособного населения страны. И эти цифры год от года только растут.