Первое, что я сделал – распределил все совещания, которые позволяли делегирование, по подчиненным, исключив свое участие. Затем отправил запросы некоторым приглашающим с просьбой пояснить, насколько обязательно мое участие в их встречах. В-третьих, предложил сократить время тем, кто присылал мне приглашения на встречи длительностью три-четыре часа и даже без внятной повестки. И наконец, подготовил «Правила организации и проведения совещаний», которые внедрил в своем подразделении и поручил помощнику использовать эти Правила для тех встреч, которые «прилетают» из других подразделений компании.
В результате данных действий средняя длительность ежедневных совещаний снизилась сначала до семи с половиной часов, а в течение следующего месяца – до шести часов, и затем зафиксировалась на уровне четырех-пяти часов в день.
Итак, разработанные правила уместились на одном листе формата А4. Туда же я добавил оценку качества проведения совещаний, чтобы видеть прогресс. До внедрения системы замеры показали средний балл по совещаниям – 18. Спустя месяц совещания в моем подразделении уже набирали минимум 40 баллов, потому что в противном случае встречи просто отклонялись большинством приглашенных, а средний балл составил 71.
Правила проведения совещаний (в скобках баллы для оценки качества проведения совещания)
1. Приглашение прислано участникам через Outlook не позднее, чем за сутки до начала (10).
2. Приглашение содержит повестку и документы к обсуждению, упомянутые в повестке встречи (20).
3. Каждый из приглашенных участников имеет отношение хотя бы к одному из обсуждаемых вопросов (является экспертом либо имеет право принимать решение по данному вопросу) (10).
4. При планировании встречи учтена загрузка участников (10).
5. Встреча началась и закончилась вовремя (10).
6. Участники обеспечены необходимыми дополнительными материалами к совещанию (5).
7. По результатам встречи подготовлен протокол, который содержит хотя бы одно решение или поручение с указанием ФИО ответственного и срока выполнения (30).
8. Протокол отправлен не позднее одного рабочего дня всем приглашенным участникам на согласование (5).
