iBusiness.ru публикует сокращенную версию статьи Георгия Нанеишвили, размещенной на IKSmedia.ru, в которой он рассказывает о том, как можно подсчитать эффективность системы аналитической отчетности.
«Внедрение BI не должно быть самоцелью: платформу бизнес-анализа, как и любое другое ПО, нужно внедрять для того, чтобы решить определенные задачи бизнеса. Во-первых, необходимо определиться с пулом наиболее актуальных задач, решение которых обеспечит BI-система: например, оптимизация ассортиментных матриц, сокращение запасов, отслеживание эффективности маркетинговых кампаний. Далее надо понять, насколько внедрение BI поможет улучшить ситуацию. Для этого следует определить текущие показатели и желаемый результат, то есть измеримое улучшение после внедрения новых технологий.
Георгий Нанеишвили (QlikTech): «Внедрение BI не должно быть самоцелью»
Именно в этом шаге кроется основная сложность. Большинство компаний не в состоянии оценить эффективность выполнения конкретной задачи на данный момент — например, результативность маркетинговой кампании. С одной стороны, это не самая сложная задача: нужно всего лишь взять показатели продаж товара, по которым проходит маркетинговая акция, до и во время ее проведения, вычесть затраты на ее реализацию и получить показатели эффективности. Если же, например, в уравнение добавляются показатели возмещения затрат на проведение кампании со стороны производителя, оценка продажи комплементарных товаров во время проведения акции, влияние роста продаж продукта, по которому проходит маркетинговая акция, на падение продаж товаров-заменителей, а также трудозатраты специалистов отдела маркетинга и множество других факторов, возникает большое число нюансов, которые невозможно или весьма сложно решить с помощью обычных отчетов.
Георгий Нанеишвили (QlikTech): «Большинство компаний не в состоянии оценить эффективность выполнения конкретной задачи на данный момент»
Как BI-система сможет помочь в решении данной задачи и что позволит получить на выходе? Более точно оценить отклик от маркетинговой кампании – но во сколько раз? Сократить трудозатраты на оценку – но сколько времени отнимает оценка у сотрудников сейчас? Увы, зачастую исходных данных нет, или их получение очень трудоемко, а точность вызывает сомнение. В таком случае можно полагаться на опыт коллег, которые уже внедряли подобные решения, или ориентироваться на экспертную оценку.
Но самый эффективный способ проверки – это пилотное внедрение системы, которое состоит из следующих этапов: фиксируется и локализуется задача, которую предполагается решить в ходе пилотного проекта. Например, уровень Out of Stock (дефицита запасов – прим. iBusiness.ru) или товара с просроченным сроком годности, реально отработанное время сотрудников или дебиторская задолженность на менеджере. Выбираются критерии, показатели и правила их расчета, разрабатывается приложение. Загружаются текущие данные, и делается предположение о том, как должен измениться данный показатель. После чего запускается пилотное внедрение, по окончанию которого можно снова посмотреть на достигнутые показатели и точно, в деньгах, посчитать эффект. Я очень люблю подобные примеры, но они обычно показательны только при масштабных пилотных проектах. Зато, зачастую, окупаемость достигается еще на уровне первой загрузки, когда в наглядном виде руководству предоставляются очень интересные факты, например, о текущем уровне сервиса и OUS, или огромных потерях в рабочих сменах, когда первый же анализ чеков показал, что торговые точки открывались позже и закрывались раньше, или не работали днем, и потери составляли до 15% рабочего времени. И часто решение одной аналитической задачи немедленно ведет к постановке новой, которая так же требует срочного решения – вот мы выявили потери, теперь надо контролировать улучшение данного показателя.
Георгий Нанеишвили (QlikTech): Лучший способ проверки эффективности BI-системы – это пилотное внедрение
Кстати, тут возникает очень важное требование к современной BI-системе: она не просто должна быстро оперировать огромными массивами информации, но и обеспечивать моментальное внедрение и подстройку под изменившиеся процессы – скорость принятия решений в современном мире все растет, и если начинать внедрение длинною в год, то уже через месяц, а то и недели, цели внедрения проекта могут измениться. А вот разворачивать большой корабль не так просто, и если внедрение завершить, то результат будет уже очень далек от изменившихся реалий.
Георгий Нанеишвили (QlikTech): BI-система должна обеспечивать моментальное внедрение и подстройку под изменившиеся процессы
Показателен пример, когда руководство довольно крупной компании принимало решение о выборе BI-системы, сформировало требования, вместе с ИТ-службой разработало требования к примеру и демо-данные, и разослало приглашение на тендер, дав полтора месяца на реализацию. Много компаний откликнулось, но на финальной презентации их ждал сюрприз – оказывается, у руководства были другие ожидания, и они изменили условия примера, потребовав переделать его в сжатые сроки. Много компаний отказалось, не желая инвестировать время в переработку примера, так как это занимало продолжительное время. Один из партнеров все же взялся за новую задачу и уже через два дня предоставил измененную модель. После того, как контракт был с ним подписан, ему признались – задачу изменили специально, так как бизнес в первую очередь интересовала не скорость построения моделей, а быстрое их изменение, в соответствии с требованиями динамичной конкурентной среды. Ну и отношение к заказчику играло не последнюю роль.
Чем быстрее будет внедрена BI-система, тем быстрее компания начнет получать преимущества и прибыль благодаря комплексному бизнес-анализу. Поэтому быстрое, «безболезненное» внедрение продукта, которым будет легко пользоваться сотрудникам на всех уровнях, может сыграть на руку в сложной конкурентной обстановке на рынке. Полезно смотреть на опыт других предприятий: на продукты, которые выбрали компании из того же сектора, на отзывы о выбранной системе и интеграторе, который проводил внедрение, на итоги приобретения платформы бизнес-анализа».
Автор – Георгий Нанеишвили, директор по развитию бизнеса компании QlikTech в России
