Система бизнес-планирования: 6 простых критериев подбора

В последнее время пользователи EPM-систем все больше обращают внимание на такие параметры, как простота и удобство использования и сопровождения. И рынок отвечает на их запросы. В последние 2 – 3 года на рынок CPM/EPM-систем, вслед за рынком BI, приходят решения нового поколения, базирующиеся на более совершенных технологиях. Подобно тому, как смартфоны изменили требования к инструментам мобильной продуктивности и коммуникаций, эти решения делают возможным для корпоративных заказчиков пересмотреть и серьезно повысить требования к таким EPM/СPM-решениям, как средства финансового и операционного планирования, финансовой консолидации и бизнес-анализа, а также использовать при их выборе новые критерии оценки.

Чтобы решение соответствовало вашим требованиям не только в данный момент, но и работало на перспективу, развиваясь и меняясь вместе с бизнесом, предлагаем при выборе оценить каждый из рассматриваемых вариантов на основании следующих 6 критериев.

Критерий 1: Возможность самостоятельно настраивать, адаптировать и работать с решением без привлечения внешних IT–консультантов или специалистов.

Вес критерия: 25% (25 баллов из 100)

Почему такой вес? Этот критерий, увы, часто игнорируется: «все сделают специально обученные люди по запросам бизнеса». Однако, как показывает практика, это важнейшее условие успешности не только внедрения системы, но и перехода на нее сотрудников организации и, следовательно, возврата инвестиций. Большая часть идей развития рождается на стороне бизнеса, который хочет и любит делать все сам — и не делает вообще, если это сложно. Кроме того, это фактически единственное лекарство от таких извечных болезней, как «Excel-реванш», зависимость от партнера или «EPM-рабство» (когда заказчик неспособен менять процессы / логику планирования или консолидации так оперативно, как хочет, потому что в системе это делать очень дорого и сложно, поэтому «пусть лучше будет как есть»).

Способы проверки:

1. Попросите своего вендора на стадии демонстрации возможностей решения построить с нуля какую-то актуальную для вас модель с участием бизнес-пользователей. Упражнение проводится совместно в аудитории (или в режиме веб-конференции) и обычно ограничивается 3 – 4 часами. Ключевые бизнес-пользователи, которые будут внедрять и развивать систему, должны однозначно ответить «да» на вопрос, способны ли они создавать приложения и управлять ими, зная только свой бизнес и электронные таблицы Excel.
2. «Слепая» (без объявления заказчиком цели) презентация вендором методологии внедрения с подробным освещением роли бизнес-пользователей на каждой стадии. Спросите, будут ли подключаться бизнес-пользователи к процессу создания вашего индивидуального решения и какой будет их роль. Активное вовлечение значительно увеличивает вероятность развития ими системы в будущем. Чем меньше бизнес-пользователи создают и чем больше согласуют, тем выше риск получить «еще один в целом успешный проект автоматизации бюджетирования».

Критерий 2: Реализуемые технические производительность и масштабируемость: возможность системы быстро и недорого масштабироваться a) по объемам обрабатываемых/анализируемых данных; б) по количеству пользователей, работающих одновременно.

Вес критерия: 20% (20 баллов из 100)

Почему такой вес? Актуальность критерия растет по мере постоянного роста объемов данных и вовлечения в процесс планирования и анализа операционного (детального) уровня, на котором всегда работает больше сотрудников и анализируются на порядок большие объемы данных. Этот критерий также зависит от критерия №1: если система «проседает» по этому критерию, она с большой вероятностью просто не будет развиваться и необходимость технического масштабирования останется чисто теоретической.

Способы проверки:

1. Протестируйте нагрузку по разработанному сценарию масштабируемости (с документированием результатов и параметров использованного оборудования). Заказчик должен точно знать и понимать до покупки, что система поддержит, например, масштабирование до 500 пользователей (из них 200 одновременно работающих) и комфортную для пользователей (т.е. в реальном времени или близком к нему) работу с моделью размерностью 20 млрд ячеек, при этом инфраструктура (разработка + обслуживание) обойдется ему в такую-то сумму.
2. Попросите познакомить вас с кейсами реальных заказчиков.

Критерий 3: Совокупная стоимость владения (ССВ) системой на трех– или пятилетнем горизонте.

Вес критерия: 20% (20 баллов из 100)

Почему такой вес? Ответ очевидный и в большинстве случаев правильный: любой бизнес хочет заплатить меньше и получить больше. Вместе с тем в части оценки ССВ очень часто совершаются две серьезные ошибки:

• ССВ путают со стоимостью программного обеспечения;
• в ССВ непреднамеренно или специально не включают ряд ключевых параметров, что делает саму оценку непрезентативной.

В частности, формула «ССВ = стоимость ПО + стоимость подписки на обновления + стоимость первоначального внедрения» совершенно неверна для большинства традиционных корпоративных бизнес-приложений.

Более-менее точные методики подсчета ССВ для EPM/CPM-систем включают 6 – 10 статей оценки, в том числе такие важные (и очень часто игнорируемые) статьи, как поддержка внедренной модели/приложения внешними силами, стоимость обеспечивающего ПО и инфраструктуры и переход на новые версии в течение периода оценки.

Способы проверки: Просчитайте ССВ по одной из точных и проверенных методик.

Критерий 4: Функциональная достаточность для решения конкурсной задачи / группы задач.

Вес критерия: 10% (10 баллов из 100)

Почему такой вес? В большинстве случаев этот критерий является при оценке едва ли не доминирующим, и участники заполняют многоэкранные таблицы с детальными описаниями функциональных требований. Этот подход ошибочен и устарел по следующим причинам:

1. Все лидирующие или плотно конкурирующие EPM/CPM-системы корпоративного-сегмента, присутствующие на российском рынке, имеют на данном этапе развития рынка сопоставимую функциональность, в большинстве случаев закрывающую потребности заказчика. Если так, то с какой целью тратится такое время/усилия/деньги на анализ деталей и специфики, как будто выбирается модницей сумочка в магазине?
2. Если система проседает по критерию №1 (внедряется и развивается тяжело и дорого), то значительная часть заявленной функциональности не будет использоваться — до нее просто не дойдут руки, и она останется «на бумаге». Об этом в большинстве случаев не говорят заказчику ни производители, ни консультанты по выбору системы.

Способы проверки: Самый эффективный — презентации и воркшопы по работе в системе для ключевых бизнес-пользователей с последующим сбором и формализацией отзывов. Конкретные ключевые люди, которые будут работать в купленной вами для них системе, — намного более точный способ оценить систему по данному критерию, чем анализ громадных таблиц соответствия, придуманных неизвестно кем на базе «лучших отраслевых практик».

Критерий 5: Функциональная масштабируемость системы: способность системы в перспективе решить новые задачи, связанные с управлением корпоративной эффективностью, за пределами конкурсной.

Вес критерия: 10% (10 баллов из 100)

Почему такой вес? Состоявшиеся и успешные бизнесы переходят от концепции разрозненного планирования к концепции т.н. интегрированного планирования и управления эффективностью, связывающей стратегический, финансовый и операционный уровни организации (вертикальная интеграция) и все бизнес-функции/процессы (горизонтальная/процессная интеграция). До недавнего времени о реализации подобной концепции в единой системе можно было только мечтать (слишком сложно, долго и дорого), но EPM-решения нового поколения делают это вполне реальным в силу своей гибкости, простоты и масштабируемости, а также значительно более развитых аналитических возможностей.

Поэтому, выбирая, например, систему финансового планирования и консолидации, уже сейчас имеет смысл посмотреть, способна ли (и насколько, а также почём) выбираемая вами система решить не менее актуальные для вас задачи управления эффективности в области продаж и персонала, планирования ассортимента розничной сети или прогнозирования спроса на продукцию. Построить единую систему управления эффективностью организации в рамках одной системы значительно проще и быстрее.

Способы проверки:

1. Проанализируйте «функциональную карту» системы, попросив вендора сделать для вас презентацию или предоставить материалы об интересующих вас дополнительных решениях и функциональности на ее базе.

2. Познакомьтесь с кейсами использования системы другими заказчиками.

Критерий 6: Безопасность

Вес критерия: 15% (15 баллов из 100)

Почему такой вес? Ответ очевиден: организации хотят, чтобы их данные, а также рабочие процессы и результаты были защищены и доступны только авторизованным лицам внутри или вне компании. Со временем собственные и привлекаемые ресурсы аудита и обеспечения безопасности в организациях серьезнее подходят к этому критерию, но до совершенства еще очень далеко. Так, уделяя большое внимание вопросам соответствия внешним требованиям безопасности и возможностям защиты от атак извне, организации часто незаслуженно обделяют вниманием другие факторы (известно, например, что облачные приложения во многих случаях лучше защищены от утечек и похищения информации изнутри, чем локальные системы, тогда как страдают компании от таких утечек сравнительно чаще, чем от атак извне).

Способы проверки:

Внимательно изучите систему, ее архитектуру и политику безопасности, чтобы определить степень соответствия как внутренним требованиям организации, так и внешним требованиям.

Вы всегда можете дополнить перечень критериев индивидуальными параметрами, которые важны для вашей организации. Например, количество и типы наград, место в отраслевых/ИТ-рейтингах и обзорах (таких как Gartner), финансовые показатели поставщика и его позиции в мире/России, качество локальной поддержки и многое другое. При всем этом важно не забывать, что кто бы ни принимал финальное решение или от кого бы ни исходила инициатива, успешность перехода на новую систему всегда будет зависеть от того, насколько простой и понятной будет адаптация к новшеству бизнес-пользователей. Вовлекая их в процесс оценки тестируемых систем, вы получите важные комментарии и отзывы, на основании которых принятие решения будет более обоснованным и, в перспективе, намного успешнее.

Автор — Евгений Велесевич, руководитель направления России и стран СНГ компании Anaplan.