Для своего помощника, заведующего моим календарем и организующего встречи, я добавил несколько дополнительных правил/рекомендаций в целях повышения качества проводимых совещаний:
Инструкция для организатора встреч
1. Планировать в течение дня не более четырех встреч общей длительностью не более четырех часов, длительность одной встречи не должна составлять более полутора часов (за исключением воркшопов в проектах), перерыв между встречами должен составлять не менее 30 минут.
2. Не назначать встречи на 9:00 и после 17:00, в обеденное время (12:00 – 13:00), а также на утро понедельника и вторую половину дня пятницы.
3. За 5 – 10 минут до встречи приготовить необходимые материалы, при необходимости включить проектор/ноутбук.
4. В начале встречи рассказать о цели, представить новых участников. Затем зачитать протокол прошлой встречи (если проводилась), зафиксировать исполнение поручений с прошлой встречи.
5. Пройтись последовательно по повестке, фиксируя ключевые моменты в протоколе. Не обсуждать вопросы, отсутствующие в повестке.
6. В завершение встречи проверить, все ли пункты повестки пройдены, зачитать основные решения и поручения.
7. После согласования участниками подписать протокол, выслать подписанный скан всем участникам, выложить протокол на сетевой ресурс.
Желаю всем руководителям не тратить впустую свое и чужое время и проводить совещания с максимальной пользой и удовольствием!»
Автор – Александр Смирнов, директор по закупкам ABI Product
iBusiness.ru публикует статью Александра Смирнова, впервые размещенную на E-xecutive.ru
