Уже совсем скоро вы будете расслабляться, лежа на пляже под теплыми лучами солнца с коктейлем в одной руке и книгой в другой. Вот он, долгожданный летний отпуск!
Правда, остановить поток электронных писем, приходящих вам на мобильник, так просто не удастся. Переписка по электронной почте является одновременно и благословением, и проклятием. Это возможность, позволяющая продуктивно выполнять свою работу в любое время в любом месте. Но это также не позволяет вам снять психологическое напряжение от работы, «отключиться», когда вы этого хотите. Итак, как же вы будете разбираться с электронной корреспонденцией в процессе подготовки к отдыху и на протяжении всего времени отпуска?
Чтобы ответить на этот вопрос, я побеседовал с 11 членами Совета молодых предпринимателей — организации, собирающей под своей эгидой наиболее перспективных молодых ребят. Вот 11 лучших советов, которые они мне дали, отвечая на вопрос, как обрабатывать электронные сообщения, когда вы едете в отпуск:
1. Выработайте правила общения
Каждый из нас имеет свою зону комфорта в отношении доступа к мобильным устройствам во время отпуска. Вы можете полностью отойти от дел, или проверять почтовый ящик один раз в день, или положить iPhone себе под бок. Выработайте для себя правила общения и четко их придерживайтесь. Ничто так не сбивает с толку, как уведомление электронного автоответчика «Я недоступен в течение недели!», а затем через 15 минут — электронное письмо от самого пользователя.
— Бриттани Ходак , соучредитель, ZinePak
2. Передавайте полномочия
Поручите проверку вашей электронной корреспонденции помощнику, которому вы доверяете. Вы легко можете предоставить другому пользователю доступ к вашему почтовому ящику через Gmail. Таким образом любой может ответить на отправленные вам электронные письма от вашего имени под своей подписью, при этом не имея доступа к вашему персональному паролю. После того как вы вернетесь из отпуска, вы можете просмотреть сообщения, которые были отправлены, и прокомментировать их.
— Лиам Мартин, соучредитель, Staff.com
3. Выбрав отдых без ИТ, дайте об этом знать
В последнее время в туризме набирает популярность направление цифровой детоксикации, или отдых без технологий. Если вы хотите очистить мысли от информационного мусора и снять стресс, вызванный режимом постоянной включенности, просто дайте об этом знать. Люди это примут. Отгородите себя от массы неотвеченных писем и потенциально испорченных отношений прежде, чем это может случиться.
— Брук Бергман, соучредитель и вице-президент, Allied Business Network Inc.
4. Проверяйте почту каждое утро
Возьмите себе за правило проверять электронную почту раз в день рано утром, пока остальные спят, собираются, или когда у вас есть немного личного времени. Если вы будете придерживаться этого правила (вне зависимости от того, где вы отдыхаете), то будете чувствовать себя лучше вдали от рабочей суеты. Это также позволит вам оставаться в курсе всего самого важного.
— Джейсон Грил, основатель JGrill Media | соучредитель Sock 101, JGrillMedia | Sock 101
5. Отвечайте на письма коротко
Дайте себе слово не тратить на электронные письма больше одного часа в день. За это время вам нужно успеть ответить на все срочные сообщения, кратко и по существу. Ваш отдых — не время для долгих, затянувшихся объяснений. В ситуации, когда требуется именно это, сообщите адресату, что вы вернетесь к этому вопросу, как только выйдете из отпуска.
— Александра Левит, президент и основатель, Inspiration at Work
6. Тратьте на почту не более получаса
Во-первых, создайте сообщение-автоответчик, что вы не в офисе. Это помогает управлять ожиданиями. В любом случае выделяйте не более 30 минут в день на проверку электронных посланий. Вы не сможете отвечать на электронные письма на регулярной основе, так что даже не пытайтесь. Но в течение этих 30 минут сконцентрируйте на них все свое внимание. Проверьте почту и распределите письма по категориям действий. Вы можете поработать над ними по окончании отпуска.
— Ашиш Рангнекар, генеральный директор и соучредитель, BenchPrep
7. Договоритесь о «сигнале тревоги»
Перед уходом в отпуск успокойте вашу команду, переживающую из-за вашего временного отсутствия, создав «сигнал тревоги». Моим условным сигналом было текстовое сообщение на мобильный телефон. Если я получаю SMS, я знаю, что нужно оперативно проверить электронную почту, потому что кому-то срочно требуется мое внимание. Пока все обходилось без происшествий, но знание того, что я всегда в зоне доступа, чтобы ответить на важное письмо, облегчает жизнь моей команде, моим клиентам и мне.
— Ким Коп, соучредитель, ZinePak
8. Избегайте «бутылочных горлышек»
Когда вы отвечаете на электронную почту, избегайте постановки вопросов, в которой не содержится четких последующих шагов. Например, вместо того чтобы просто поинтересоваться, «есть ли у Брайана последние документы для дальнейшей работы?», нужно к вопросу прибавить руководство к действию: «Есть ли у Брайана последние документы для дальнейшей работы? Если нет, пожалуйста, получите их у Джона. Если есть, попросите представить их на рассмотрение завтра до 5 часов вечера». Таким образом, вы не являетесь тем «бутылочным горлышком», тем «узким местом» производственного процесса.
— Фил Дюмонте, генеральный директор, DASHED
9. Своевременность и доступность
Оставьте информацию на вашем электронном автоответчике о контактном лице, замещающем вас на время вашего отпуска. В идеале это должен быть ваш помощник или тот, кто сможет оперативно решать все вопросы, потому что вы сами, скорее всего, не сможете оперативно отвечать на сообщения в силу разницы во времени и массы других причин. Вы также можете предоставить дополнительные номера телефонов или электронные адреса, по которым с вами можно связаться в случае крайней необходимости.
— Гидеон Кимбрелл, учредитель/директор, InList Inc
10. Подготовьтесь заблаговременно
Во время отпуска нужно отдыхать. Это означает — не отвечать на электронные письма или другие сообщения, связанные с работой. Это также значит, что нужно подготовиться к отпуску заблаговременно, чтобы позволить вашей компании какое-то время обходиться без вас. Если вам требуется отвечать на электронные письма во время отдыха, значит на самом деле вы не готовы идти в отпуск. Вам нужно научиться расставлять приоритеты.
— Марк Сеникола, президент и главный исполнительный директор, BannerView.com
11. Выделите письма, требующие ответа
Если это звучит просто, это потому, что так оно и есть: поставьте соответствующие метки на письма, требующие ответа. Когда вы вернетесь к сообщениям с маркером, приступайте к их обработке с самого начала.
— Джон Роа, генеральный директор, AKTA
Это 11 советов от успешных предпринимателей. Хотите знать мое мнение? Мой совет: не отправляйте электронные сообщения вообще. Чем меньше писем я посылаю до и во время отпуска, тем меньше электронных посланий я буду получать. (Кстати, это правда, я готов отвечать на сообщения в режиме 24÷7÷365, но только не во время отпуска! Попробуйте отправлять меньше электронной корреспонденции, и вы будете поражены результатами!)
|
Дэйв Керпен — соучредитель и глава маркетинговой компании Likeable Media, автор бестселлеров от «Нью-Йорк Таймс». |
