В начале года завершилось внедрение системы электронного согласования договоров в компании KupiVIP.ru. Система, установленная специалистами компании «Ланит», позволяет согласовывать более 150 типов договорных документов. Инициировать согласование договора может любой сотрудник компании, находящийся как в московском офисе компании, так и в региональных подразделениях: Санкт-Петербурге, Смоленске, Климовске. После регистрации документа система автоматически определяет маршрут его согласования в зависимости от различных параметров документа, назначает задачи согласования и контролирует исполнение этих задач. Создание маршрута согласования для нового типа договора занимает меньше минуты. Как проходило внедрение и как сейчас работает эта система?
Дмитрий Савочкин, руководитель проекта департамента корпоративных систем группы компаний «Ланит»:
Дмитрий Савочкин |
«Проект внедрения системы электронного согласования договоров в KupiVIP.ru занял три месяца, включая сбор требований, построение системы, обучение пользователей и запуск в эксплуатацию. При интеграции электронного документооборота в электронной коммерции необходимо учитывать множество факторов. Это и большое количество подразделений, которые могут быть инициаторами заключения договоров с контрагентами, и большое количество типов договоров и, как следствие, маршрутов согласований (в нашем проекте – около двухсот). Важно также учитывать зависимость стадий согласования договора от его параметров (например, от суммы договора), возможности согласования договора заместителем согласующего и исполнения одной роли несколькими сотрудниками.
Значительным преимуществом данного решения является его базирование на программных продуктах Microsoft SharePoint Server 2013 и Nintex Workflow 2013. Использование этих продуктов позволило создать открытое для заказчика решение, которое не содержит ни единой строчки программного кода: все сделано при помощи настроек. Кроме того, использование визуального конструктора рабочих процессов Nintex Workflow 2013 позволило существенно сократить трудозатраты и сроки реализации проекта. Решение может быть легко изменено сотрудниками заказчика без привлечения разработчиков».
Оскар Хартманн, основатель и исполнительный директор KupiVIP.ru:
Оскар Хартманн |
«Сейчас мы уже можем делать предварительные оценки эффективности от внедрения системы электронного согласования договоров. Решение позволило существенно сократить сроки согласования: внутреннее согласование теперь занимает 2 – 3 дня, тогда как раньше, до внедрения системы, это занимало до одного месяца. Мы получили инструмент, который хранит детальную историю согласования любого документа. Также в результате внедрения был создан электронный архив документов, в котором собраны как промежуточные варианты проектов договоров с контрагентами, так и сканы подписанных договоров. В результате наши трудозатраты на согласование договоров и поиск документов контрагентов существенно сократились, что привело к существенной оптимизации расходов компании на документооборот.
Персонал KupiVIP.ru воспринял внедрение системы электронного согласования договоров вполне позитивно. Конечно, первое время были определенные сложности, но скоро все сотрудники почувствовали преимущества использования электронного согласования документов. Для обеспечения такого результата мы провели несколько обучающих семинаров, на которых сотрудники получили все необходимые навыки работы с системой».
