«Тайм-менеджмент содержит большое количество инструментов для максимально эффективного использования времени. Однако сложность состоит в том, что не всегда грамотное использование времени полностью находится в наших руках. Как бы качественно вы ни планировали день, если другие сотрудники компании не утруждают себя тайм-менеджментом, эффективность использования вашего времени будет низкой. В данной статье описан один из самых простых, но эффективных инструментов тайм-менеджмента, позволяющий сэкономить сотни и даже тысячи человеко-часов в год без особого труда.
Речь пойдет о совещаниях (также их называют в зависимости от предпочтений руководства встречами, митингами, конференциями и другими словами, вызывающими дрожь у опытных офисных работников). Причем следует понимать, что формальные правила проведения совещаний в виде толстых регламентов – не работают. Я видел один такой – 54 страницы убористого текста, даже самый сознательный менеджер эту макулатуру читать не будет, не то чтобы исполнять.
Пробовали ли вы подсчитать, сколько времени вы проводите на совещаниях? А какие результаты получены в результате этих совещаний? Они соответствуют затраченному времени? Кстати, самый простой способ оценить эффективность совещаний (подходит не для всех встреч) – сравнить две величины: стоимость обсуждаемого вопроса и стоимость времени сотрудников, участвующих в данном мероприятии. Думаю, каждый без труда вспомнит встречу, посвященную обсуждению копеечного вопроса, на которой присутствовало человек десять топ-менеджеров компании.
Александр Смирнов: Самый простой способ оценить эффективность совещания – сравнить стоимость вопроса и стоимость времени сотрудников, участвующих в нем
Я давно подозревал, что «не все совещания одинаково полезны», а подсчитав, убедился в этом окончательно. Мне, например, вспоминается ряд совещаний, на которых обсуждался вопрос списания старых автомобилей и приобретения новых. Вопрос по одному из автомобилей «списывать или не списывать, продавать – не продавать и т.д.» поднимался трижды в течение квартала, и со всеми положенными вводными частями, отступлениями, рассуждениями и обсуждениями на данный вопрос было потрачено в сумме за три встречи более часа. Учитывая количество присутствующих на совещании (более 15 руководителей), это превысило возможный дополнительный доход от решения, по какой стоимости продавать эту несчастную десятилетнюю «Газель»…
Другой эксперимент я однажды вынужден был провести, когда начал хронически не успевать выполнять свою работу, заметив, что большую часть рабочего дня провожу на совещаниях. Подсчитав общее количество часов в приглашениях на встречи в течение недели, оказалось, что в среднем меня приглашают участвовать в совещаниях общей длительностью… 15,5 часов в день. Если же добавить мои собственные работы и относительно немногочисленные встречи, в сумме получилось 25 часов в день. Понятно, что по факту, даже работая по 10 – 12 и даже 14 часов в день, все равно часть работ я не выполнял и часть совещаний «прогуливал».
