Электронные документы во время выездной налоговой проверки

Выездные налоговые проверки для бухгалтеров – тема очень тонкая. Каждый раз, когда заходит речь о визите инспекторов на предприятия, многие рефлекторно начинают вспоминать, а все ли у них в порядке с документами? Если с бумагами все довольно ясно и к ним уже давно привыкли, то по поводу электронных документов вопросов достаточно много. В этом случае бухгалтеров интересует, как поведет себя инспектор, когда узнает, что в организации используется электронный документооборот, будет ли он требовать доступ к системе, заставлять распечатывать копии?

В этой статье я постараюсь вам рассказать о том, чего ждать бухгалтеру от выездных налоговых проверок (далее – ВНП) в организации, где используют ЭДО.

Разберем основные вопросы.

Отличаются ли правила проверки электронных документов от бумажных?

Нормативно-правовых актов, регулирующих порядок проведения ВНП налогоплательщиков, которые используют в работе ЭДО с контрагентами, на данный момент нет. Подтверждает этот факт и ответ от ФНС, который мы недавно получили по данному вопросу.

А это значит, что в данной ситуации работают правила для бумажных документов, указанные в письме ФНС России от 25.07.2013 № АС-4 – 2/13622@ «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок».

Проверка каждого отдельного учетного документа включает в себя:

• формальную проверку, состоящую в визуальном изучении документа с точки зрения наличия в нем всех необходимых реквизитов, а также соблюдения правил его оформления, установленных действующим законодательством для соответствующих документов;
• арифметическую проверку, в ходе которой контролируется правильность подсчетов количественных (суммарных) показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах (как правило, осуществляется выборочным методом);
• правовую проверку, в процессе которой устанавливается соответствие документа действующему на момент совершения операции законодательству;
• проверку достоверности сведений, в процессе которой проверяется соответствие сведений о содержании фактов хозяйственной жизни, приведенных в первичных учетных документах, фактически имевшим место обстоятельствам (произведенным хозяйственным операциям).

Вышеуказанные правила применимы и для проверки электронных документов в случае, если проверяемая организация сама предоставит технические средства для доступа к документам.

Программное обеспечение

На вопрос, кто должен предоставлять технические средства для просмотра электронных документов, мы ответили: сам проверяемый налогоплательщик. Понятно, что для этого как минимум нужен компьютер, а какое программное обеспечение должно быть на нем установлено?

Во-первых, это средство для просмотра формализованных и неформализованных документов, использующихся в компании.

С неформализованными документами все более-менее ясно. Как правило, это документы в таких распространенных форматах, как .DOC(X), .XLS, .PDF, .JPG, .TIFF и т.д. Для их просмотра существует множество программ, которые, скорее всего, уже установлены на компьютере.

Но как просматривать формализованные документы? Или документы, формат которых законодательно не закреплен, но в организации используют?

Конкретных требований к тому, как и с помощью каких средств должны просматриваться формализованные документы при ВНП, нет, поэтому предлагаю порассуждать о вариантах.

• Первый вариант, который приходит в голову – показать документы в той системе, с которой работает организация (например, 1С). Еще лучше, если система сможет показать информацию об электронной подписи. Но захочет ли организация давать доступ проверяющему инспектору к своей учетной системе? Я думаю, что большинство ответит «нет». Однако появившаяся недавно практика горизонтального мониторинга доказывает, что такое возможно. Кроме того, на наш вопрос ФНС ответила, что пунктом 8 Плана мероприятий по мобилизации доходов бюджетов бюджетной системы РФ, утвержденного Председателем Правительства РФ Д. А. Медведевым 07.05.2013 № 2468п-П13, предусмотрено установление на законодательном уровне процедуры доступа налоговых органов к учетным системам налогоплательщика, ведение которых осуществляется в электронном виде, взамен процедур ознакомления с оригиналами документов и истребования документов.
• Ещё один доступный вариант – показать документы непосредственно в системе оператора электронного документооборота. При этом надо понимать, что инспектор может просмотреть и другие документы, отправленные через оператора ЭДО. Чтобы не допустить доступа проверяющего лица к нежелательной информации, можно предложить оператору создать функцию просмотра определенных документов третьими лицами, тем более, сами провайдеры активно идут навстречу пожеланиями клиентов. Вариантов реализации такого просмотра очень много: от отправки ссылки на документ до отдельного кабинета с документами, доступ к которым разрешил пользователь.
• Следующий вариант – переконвертировать .XML-файл в более доступный формат (например, .PDF). Проверить электронную подпись в данном случае, конечно, не получится, но, может быть, проверяющему инспектору и этого будет достаточно.

Во-вторых, нужны средства для проверки электронной подписи. То есть на рабочем месте должны иметься: средство криптографической защиты информации и средство, с помощью которого можно просмотреть информацию о подписи. Ими могут быть:

• система, в которой документы хранятся, если она позволяет показывать сведения об ЭП документа;
• специализированное ПО, например, КриптоАРМ. Минус подобных систем в том, что их надо настраивать;
• самый простой вариант – веб-клиент оператора ЭДО, поскольку не требует отдельной установки и настройки.

Как быть с электронными документами?

В рамках проверки в организации может проводиться выемка документов. Как производить изъятие бумажных документов понятно. Но что делать с электронными? Складывается ощущение, что по отношению к электронным документам понятие «выемка» это пережиток прошлого. Тем не менее, оно существует. А вот правил проведения выемки по отношению к электронным документам нет. Скорее всего, будет использоваться Порядок направления требования о предоставлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требования налогового органа в электроном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденный Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7 – 2/168@. Менее вероятный вариант, на мой взгляд, это передача документов на каком-либо носителе типа флэш-карты или диска.

В завершение можно сказать, что четких ответов в законодательстве на вопрос «как же будет проводиться выездная налоговая проверка в организации с ЭДО?» нет. Возможно, с развитием электронного взаимодействия между ФНС и налогоплательщиками, процедура выездной налоговой проверки по отношению к электронным документам будет менее актуальной, а сама проверка сведется к просмотру документов в базах данных. Немалая часть предложений по процедуре проведения ВНП будет лежать на самой ФНС, а также на операторах ЭДО и самих налогоплательщиках. А сейчас, пока нет законодательной опоры, организациям остается методом проб и ошибок выяснять, как показывать проверяющим электронные документы.

Если вы используете ЭДО с контрагентами и у вас уже были реальные случаи ВНП, пишите свои мнения и примеры из жизни, будет очень интересно узнать, как решаются рассмотренные вопросы на практике!