Тайм-менеджмент — три шага на пути к успеху

Независимо от того, кто вы, в сутках ровно двадцать четыре часа. Вы не можете получить за сутки чуть-чуть больше времени, чем все остальные.

Сколько бы усилий вы ни прилагали, бюджет времени для всех един. Тем не менее некоторым людям удается делать за одно и то же время гораздо больше других. Как же это у них получается? Для всех вместе и для каждого в отдельности все начинается с приоритизации, планирования и приведения в исполнение — эти три пункта называют тремя «П».

1. Приоритизация

Умение расставлять задачи по приоритетам — это самое важное в управлении собственным временем. Чтобы было проще распределять этот важный ресурс, мы можем создать себе разные категории для разных дел, например:

• Первоочередное — в эту категорию попадают дела со строгими дедлайнами, серьезные проблемы и кризисные ситуации. Тут и налоги, и бухгалтерский учет, и работа с клиентами, и производство. Все это должно возглавлять любой список дел.

• Оперативные вопросы — некоторые дела вообще не важны, при этом вы воспринимаете их как срочные. Это могут быть телефонные звонки, отчеты, совещания и другая текучка, которая отрывает вас от работы. Иногда вы просто занимаетесь тем, чем нравится, тратя свое время именно на подобные, а не на более важные дела. Если вы сможете разобраться с данным типом задач, свести их к минимуму или вообще вычеркнуть из своего списка, то добьетесь лучших результатов в главном.

• Важные вопросы — сюда относятся такие дела, как нетворкинг (создание сети полезных деловых связей и контактов), обмен опытом, выстраивание отношений, ответственные комментарии в социальных сетях и публикации в блоге. Это важно, но ни одно из этих дел нельзя считать срочным и безусловно необходимым для общего функционирования вашей бизнес-системы.

• Пустая трата времени — это все то, что заставляет вас попусту тратить столь драгоценный ресурс. Сюда входят беседы о том о сем, общение в Facebook, интернет-серфинг, разговоры о политике, офисные сплетни и многое тому подобное. Эти дела не являются ни важными, ни актуальными. Их надо выполнять только в свободное время (смело выделяйте на пустяки обеденный перерыв).

2. Планирование

Итак, вы определились с приоритетами: вы знаете, что нужно сделать в первую очередь, а что можно отложить. Теперь вам нетрудно составить план задач на день или подробно расписать проект. Каждый план действий, который вы создаете, должен включать в себя ответы на пять вопросов: кто, что, где, когда и почему (зачем). Если у вас готовы ответы на все эти вопросы, то вы сможете составить хороший план действий.

Он должен отражать решение каждой конкретной задачи и соответствовать требованиям проекта. Чтобы составить план, точно сформулируйте задачу или потребность. Постарайтесь хорошо понять, каких результатов вы планируете достичь в ходе реализации вашего проекта. После того как вы определились с проблемой и достижением желаемых результатов, пришло время двигаться дальше.

Распишите план в деталях, разложите все по полочкам, чтобы его легко можно было проверить и убедиться, что все на месте и ничего не пропущено. Попросите помочь советом тех, кто будут участвовать в реализации проекта и в оценке его результатов.

3. Приведение в исполнение

Последняя и самая важная буква «П» в успешном тайм-менеджменте — это выполнение того, что вы себе запланировали. Если вы не приступите вовремя к осуществлению задуманного, то все ваши приоритеты и планирования могут стать бесполезными. Виной тому тоже будет «П»: промедление.

В ходе планирования начинайте с установленного срока и прорабатывайте ваш план действий в обратном направлении — от дедлайна до сегодняшнего дня. Ставьте промежуточные задачи, выполнение которых должно быть завершено к определенным срокам. Чтобы к тому времени, когда придет дедлайн, проект был уже реализован без стресса и напряжения.

Автор — Стив Картрайт (Steve Cartwright), специалист по маркетингу и продажам, владелец FX Digital Pty Ltd. Оригинал публикации на английском языке